單位每周一次的例會頻率是否合適,要注意什么?
提問:單位每周一次的例會頻率是否合適,要注意什么?
回答:
例會是一級管理者部署、了解、檢查、督促工作的重要管理形式和管理手段,肯定是必要的和合適的。
例會根據(jù)周期的不同,有:季度例會、月度例會、周例會、日例會等;根據(jù)管理范圍不同有:公司例會、系統(tǒng)例會、部門例會、科室車間例會、項目例會等,甚至班組的班前會實際上也是例會的一種;根據(jù)會議形式的不同有:正式會議、現(xiàn)場會議、碰頭會等;而根據(jù)內(nèi)容的不同,例會就更多,比如:經(jīng)營管理例會、經(jīng)濟活動分析例會、績效評估會例會、質(zhì)量例會、安全例會、生產(chǎn)例會、計劃平衡例會等等。
雖然例會的周期、范圍、形式、內(nèi)容不同,但基本要求和注意事項都有共同之處:
1、例會的主題應(yīng)明確:所謂例會,都應(yīng)有相對明確的主題,相對固定的參會人員,相對結(jié)構(gòu)化的會議流程;
2、例會的召開時間應(yīng)嚴(yán)肅:所謂例會,按照其管理特性,是有較明確的時效性的,因此,通常應(yīng)按時召開,不能有時開,有時不開,執(zhí)行者就會無所適從,即使因為情況特殊不開,也應(yīng)在相關(guān)事項得到提前溝通落實的情況下,正式通知取消;
3、例會應(yīng)注意效率:有話則長,無話則短,不要為開會而開會;
4、例會的重點要突出:必須緊緊圍繞會議的主題,以及和主題相關(guān)的工作目標(biāo)的推進(jìn)落實來開展;
5、例會的準(zhǔn)備要充分:會前應(yīng)根據(jù)會議要求做充分準(zhǔn)備,避免會上無準(zhǔn)備的討論,無法形成會議決議,最好會前做具體議題征集和相關(guān)情況了解;
6、例會結(jié)論要明確:應(yīng)針對相關(guān)事項的要求,做出明確的會議決議,形成會議紀(jì)要,并下發(fā)執(zhí)行;
7、例會的要求要落實:例會不光是布置工作,同時也要檢查工作,歷次例會的要求,都要在例會上跟進(jìn)落實情況,情況變化了,需要及時調(diào)整要求,形成新的決議。